Da una parte l'ospite, che vuole flessibilità: "E se mi ammalo? E se cambia qualcosa al lavoro?". Dall'altra l'hotel, che vuole certezza: ogni cancellazione all'ultimo momento è una camera difficile da rivendere.

La soluzione non è scegliere tra l'una e l'altra, ma offrire entrambe in modo equilibrato. In questo articolo vediamo come costruire tariffe rimborsabili e non rimborsabili che convengono all'hotel e convincono l'ospite.

Perché servono entrambe

  • La tariffa flessibile (rimborsabile) rassicura chi prenota in anticipo o ha incertezze: senza, molti rimandano la decisione o scelgono chi la offre.
  • La tariffa non rimborsabile dà certezza di incasso e riduce le cancellazioni: in cambio l'ospite ottiene un prezzo migliore.

Offrire entrambe permette all'ospite di scegliere in base alle sue esigenze, e a te di ridurre il rischio senza perdere prenotazioni.

Quanta differenza di prezzo?

La differenza deve essere abbastanza grande da essere interessante ma non tale da rendere inutile la flessibile. Nella pratica molti hotel usano differenze tra il 5% e il 15%, a seconda del periodo:

  • alta domanda: differenza più piccola (la non rimborsabile è comunque scelta da chi è sicuro);
  • bassa domanda o prenotazioni anticipate: differenza più grande per incentivare la certezza.

Valuta anche quanto ti costa davvero una cancellazione nel tuo hotel: se rivendi quasi sempre le camere cancellate, la non rimborsabile vale meno per te.

Le condizioni della tariffa flessibile

Non esiste solo "cancellazione gratuita fino al giorno prima". Puoi modulare:

  • termine di cancellazione: 1, 3, 7, 14, 30 giorni prima dell'arrivo, in base al periodo;
  • penale: prima notte, percentuale, intero soggiorno dopo il termine;
  • acconto alla prenotazione, rimborsabile entro il termine o trattenuto;
  • condizioni diverse per periodo: più flessibili in bassa stagione, più rigide nei ponti e negli eventi.

Vedi come gestire le tariffe durante ponti, festività ed eventi.

Cancellazioni e no-show

Le cancellazioni tardive e i mancati arrivi pesano sui ricavi, soprattutto se arrivano da canali con condizioni molto flessibili. Monitora il tasso di cancellazione per canale e tariffa. Vedi cancellazioni e no-show: come ridurne l'impatto sui ricavi.

Come comunicarle (è qui che si vende)

  • mostra le due opzioni una accanto all'altra nel booking engine, con la differenza di prezzo ben visibile;
  • usa nomi chiari: "Flessibile – cancellazione gratuita fino a 7 giorni prima" e "Prezzo migliore – non rimborsabile";
  • spiega in una riga cosa succede in caso di cancellazione;
  • evita il gergo ("NRF", "BAR") e le clausole in piccolo.

Un vantaggio per il canale diretto

Le condizioni di cancellazione possono essere un vantaggio diretto: per esempio, una cancellazione gratuita fino a 3 giorni prima sul sito, contro 7 giorni sulle OTA. Per l'ospite è un motivo concreto per prenotare da te. Vedi come rendere conveniente prenotare direttamente senza abbassare sempre il prezzo.

Assicurazione di viaggio

Alcuni hotel propongono, tramite partner, un'assicurazione di annullamento per chi sceglie la non rimborsabile. Può essere un buon compromesso: l'ospite si tutela, tu incassi.

Domande frequenti

La tariffa non rimborsabile fa perdere prenotazioni?

Da sola sì, per gli ospiti che vogliono flessibilità. Per questo conviene offrirla accanto a una tariffa flessibile.

Posso fare eccezioni a una non rimborsabile?

Puoi, a tua discrezione, per esempio offrendo un cambio data. Ma stabilisci criteri chiari per non creare disparità tra gli ospiti.

Quale tariffa mostrare per prima?

Molti hotel mostrano per prima la tariffa più conveniente, con la flessibile subito accanto. L'importante è che il confronto sia immediato e chiaro.

Vuoi un'offerta tariffaria equilibrata?

Con l'audit marketing gratuito analizziamo tariffe, condizioni e cancellazioni del tuo hotel e ti suggeriamo come strutturarle per vendere di più con meno rischio.