Por un lado, el huésped, que quiere flexibilidad: "¿Y si me pongo enfermo? ¿Y si cambia algo en el trabajo?". Por otro, el hotel, que quiere certeza: cada cancelación de última hora es una habitación difícil de revender.
La solución no es elegir una u otra, sino ofrecer las dos de forma equilibrada. En este artículo vemos cómo crear tarifas reembolsables y no reembolsables que convengan al hotel y convenzan al huésped.
Por qué hacen falta las dos
- La tarifa flexible (reembolsable) tranquiliza a quien reserva con antelación o tiene dudas: sin ella, muchos aplazan la decisión o eligen a quien sí la ofrece.
- La tarifa no reembolsable da certeza de cobro y reduce las cancelaciones: a cambio, el huésped obtiene un precio mejor.
Ofrecer las dos permite al huésped elegir según sus necesidades, y a ti reducir el riesgo sin perder reservas.
¿Cuánta diferencia de precio?
La diferencia tiene que ser lo bastante grande para resultar interesante, pero no tanto como para que la flexible no tenga sentido. En la práctica muchos hoteles usan diferencias de entre el 5% y el 15%, según el periodo:
- demanda alta: diferencia más pequeña (quien está seguro elegirá la no reembolsable igualmente);
- demanda baja o reservas anticipadas: diferencia mayor para incentivar la certeza.
Valora también cuánto te cuesta de verdad una cancelación en tu hotel: si casi siempre revendes las habitaciones canceladas, la no reembolsable vale menos para ti.
Las condiciones de la tarifa flexible
No existe solo "cancelación gratuita hasta el día antes". Puedes modular:
- plazo de cancelación: 1, 3, 7, 14, 30 días antes de la llegada, según el periodo;
- penalización: primera noche, porcentaje, estancia completa tras el plazo;
- depósito al reservar, reembolsable dentro del plazo o retenido;
- condiciones distintas por periodo: más flexibles en temporada baja, más estrictas en puentes y eventos.
Mira cómo gestionar las tarifas en puentes, festivos y eventos.
Cancelaciones y no-shows
Las cancelaciones tardías y los no-shows pesan en los ingresos, sobre todo si llegan de canales con condiciones muy flexibles. Vigila la tasa de cancelación por canal y tarifa. Mira cancelaciones y no-shows: cómo reducir su impacto en los ingresos.
Cómo comunicarlas (aquí es donde se vende)
- muestra las dos opciones una junto a la otra en el motor de reservas, con la diferencia de precio bien visible;
- usa nombres claros: "Flexible – cancelación gratuita hasta 7 días antes" y "Mejor precio – no reembolsable";
- explica en una línea qué pasa si se cancela;
- evita la jerga ("NRF", "BAR") y la letra pequeña.
Una ventaja para el canal directo
Las condiciones de cancelación pueden ser una ventaja directa: por ejemplo, cancelación gratuita hasta 3 días antes en la web, frente a 7 días en las OTA. Para el huésped es un motivo concreto para reservar contigo. Mira cómo hacer que reservar directo compense sin bajar siempre el precio.
Seguro de viaje
Algunos hoteles ofrecen, a través de socios, un seguro de cancelación para quien elige la no reembolsable. Puede ser un buen término medio: el huésped se protege y tú cobras.
Preguntas frecuentes
¿La tarifa no reembolsable hace perder reservas?
Sola, sí, entre los huéspedes que quieren flexibilidad. Por eso conviene ofrecerla junto a una tarifa flexible.
¿Puedo hacer excepciones con una no reembolsable?
Puedes, a tu criterio, por ejemplo ofreciendo un cambio de fecha. Pero fija criterios claros para no tratar de forma desigual a los huéspedes.
¿Qué tarifa mostrar primero?
Muchos hoteles muestran primero la tarifa más ventajosa, con la flexible justo al lado. Lo importante es que la comparación sea inmediata y clara.
¿Quieres una oferta de tarifas equilibrada?
Con la auditoría de marketing gratuita analizamos las tarifas, las condiciones y las cancelaciones de tu hotel y te sugerimos cómo estructurarlas para vender más con menos riesgo.
