"¿El dominio? Lo lleva el chico que nos hizo la web en 2016. No sé si sigue a nuestro nombre." "¿Google Ads? Está en la cuenta de la agencia." "La ficha de Google la creó una antigua recepcionista con su email."
Parecen detalles, hasta que cambias de agencia, el proveedor desaparece o un colaborador se va. En ese momento descubres que tu web, tus campañas y tus datos… no son realmente tuyos. Veamos la checklist de accesos y datos que todo hotelero debería tener bajo control.
El principio: la propiedad, del hotel; los accesos, de los colaboradores
Cada cuenta importante tiene que ser propiedad del hotel (a nombre de la empresa, con un email corporativo que controles tú). Agencias, freelances y colaboradores reciben accesos como usuarios o administradores, que puedes revocar en cualquier momento.
La checklist
Dominio y web
- ☐ Dominio a nombre de la empresa, con acceso al panel del registrador.
- ☐ Hosting: credenciales y contrato a nombre del hotel (o acceso garantizado).
- ☐ Web: acceso de administrador al CMS (p. ej. WordPress) o a la plataforma.
- ☐ Copias de seguridad de la web y de los contenidos (textos, fotos) en tu poder.
- ☐ Emails corporativos en tu dominio, gestionables por ti.
- ☐ Perfil de Empresa en Google: tú como propietario principal.
- ☐ Google Analytics 4: tú como administrador de la propiedad.
- ☐ Google Search Console: tú como propietario verificado.
- ☐ Google Ads: cuenta propiedad del hotel, con la agencia como usuario (o vinculada a su cuenta de administrador, sin perder la propiedad).
- ☐ Google Hotel Center, si lo hay: acceso o visibilidad a través del proveedor.
- ☐ Google Tag Manager, si se usa: tú como administrador.
Redes sociales y Meta
- ☐ Página de Facebook y perfil de Instagram vinculados a tu Business Manager (Meta Business Suite).
- ☐ Cuenta publicitaria de Meta propiedad del hotel.
- ☐ Píxel de Meta en tu Business Manager.
Distribución y venta
- ☐ Extranets de las OTA (Booking, Expedia y otras): credenciales del hotel, usuarios nominativos para los colaboradores.
- ☐ Channel manager, motor de reservas, PMS: contratos y usuarios administradores a nombre del hotel.
- ☐ Exportación de los datos de reservas posible en cualquier momento.
Datos de los huéspedes y marketing
- ☐ Base de datos de contactos (emails con consentimiento) exportable y en tu poder.
- ☐ Plataforma de newsletter a nombre del hotel.
- ☐ Registro de consentimientos de privacidad bien conservado.
Contenidos
- ☐ Fotos y vídeos: archivos originales y derechos de uso claros (también del material de los fotógrafos).
- ☐ Logo y diseño gráfico: archivos originales.
Cómo ponerlo en orden (en una tarde)
- Crea un email corporativo dedicado a las cuentas (p. ej. marketing@tuhotel.es), no personal.
- Haz la lista de todas las cuentas con la checklist de arriba.
- Para cada una comprueba: ¿quién es el propietario? ¿Quién tiene acceso?
- Donde haga falta, pide a proveedores y agencias que transfieran la propiedad o te añadan como administrador.
- Guarda las credenciales en un gestor de contraseñas seguro.
- Elimina los accesos de quien ya no colabora contigo.
Cuando cambias de agencia o de proveedor
Con la propiedad en la mano, el cambio es sencillo: revocas los accesos del socio anterior y se los das al nuevo. Sin ella, te arriesgas a perder el histórico de campañas, los datos de Analytics y las posiciones de la web. Mira cómo elegir una agencia de marketing para un hotel pequeño.
Preguntas frecuentes
¿Es normal que la agencia cree las cuentas a su nombre?
Pasa, pero no es una buena práctica. Pide que las cuentas principales se creen a nombre del hotel y que la agencia acceda como usuario.
El proveedor de la web no quiere darme acceso: ¿qué hago?
Revisa el contrato y a nombre de quién está el dominio. Si el dominio es tuyo, siempre puedes trasladar la web. Para el futuro, deja por escrito la propiedad de la web y de los contenidos.
¿Tengo que tener acceso aunque no use estas herramientas?
Sí. No tienes que usarlas tú, pero tienes que poder controlarlas y transferirlas.
¿Quieres poner a salvo tus accesos?
Con la auditoría de marketing gratuita revisamos también la propiedad del dominio, las cuentas y los datos de tu hotel, y te ayudamos a arreglar lo que no esté a tu nombre.
