Un grande concerto allo stadio, una fiera internazionale, una maratona, un torneo giovanile con 200 squadre: per un hotel nelle vicinanze, gli eventi sono tra le occasioni più redditizie dell'anno. La domanda supera l'offerta, gli ospiti cercano soprattutto comodità e il prezzo passa in secondo piano.

Ma per sfruttarli davvero bisogna muoversi prima degli altri. Vediamo come ottenere prenotazioni durante fiere, concerti ed eventi sportivi, senza lasciare tutto ai portali.

1. Costruisci il calendario degli eventi

Raccogli in un unico foglio, con almeno 6-12 mesi di anticipo:

  • fiere e congressi (calendari dei quartieri fieristici);
  • concerti e spettacoli (stadi, arene, teatri);
  • eventi sportivi (maratone, gare, tornei, ritiri);
  • eventi locali (feste, sagre, manifestazioni storiche);
  • eventi universitari, esami, lauree, concorsi.

Per ogni evento annota date, pubblico atteso, tipo di ospite (aziende, famiglie, giovani, sportivi) e come è andato l'anno precedente.

2. Prezzi e regole per le date evento

  • apri i prezzi alti per le date evento e adeguali in base al ritmo delle prenotazioni;
  • soggiorno minimo se l'evento dura più giorni;
  • condizioni di cancellazione più rigide o tariffe non rimborsabili;
  • chiudi le promozioni sulle OTA per quelle date.

Vedi come gestire le tariffe durante ponti, festività ed eventi.

3. Pagine dedicate sul sito

Una pagina per ogni evento importante, con distanze, collegamenti, servizi utili (colazione presto, parcheggio, navetta) e prenotazione con le date già impostate. Vedi come creare pagine dedicate a fiere, eventi e attrazioni vicine all'hotel.

4. Contatti diretti: il canale più sottovalutato

Molte prenotazioni per eventi non passano da Google o dalle OTA, ma da contatti diretti:

  • espositori delle fiere (gli elenchi sono spesso pubblici);
  • organizzatori di tornei, gare e congressi, che cercano hotel convenzionati;
  • società sportive che partecipano agli eventi;
  • aziende del settore della fiera.

Una proposta chiara (camere, prezzo, servizi, condizioni) inviata mesi prima può riempire una buona parte dell'hotel prima ancora che l'evento sia pubblicizzato.

5. Campagne mirate

  • Google Ads su ricerche come "hotel vicino [fiera/stadio]", "dove dormire [evento]", attive nelle settimane in cui le persone cercano;
  • Meta Ads verso il pubblico dell'evento (per esempio appassionati di quella disciplina sportiva), se pertinente;
  • newsletter agli ospiti degli anni precedenti che sono venuti per lo stesso evento.

6. Servizi su misura per l'evento

  • colazione anticipata per maratoneti o espositori;
  • deposito bici o attrezzature;
  • late check-out il giorno dopo il concerto;
  • navetta o informazioni sui mezzi;
  • sala per riunioni o un'area per la squadra.

I servizi giusti giustificano un prezzo più alto e portano recensioni ottime.

7. Dopo l'evento

Chiedi recensioni, raccogli i contatti (con consenso) e annota cosa ha funzionato: l'anno dopo potrai contattare gli stessi ospiti e organizzatori prima di tutti.

Domande frequenti

Con quanto anticipo muoversi per un evento?

Per fiere e grandi eventi, 6-12 mesi prima per i contatti diretti con organizzatori ed espositori; almeno 3 mesi prima per pagine e campagne.

Conviene lasciare camere alle OTA durante gli eventi?

Sì, ma senza promozioni: durante gli eventi la domanda è alta. Valuta di riservare una parte delle camere ai contatti diretti e alle aziende.

Posso chiedere un soggiorno minimo durante gli eventi?

Sì, è una pratica comune. Valuta però la durata reale dell'evento e le esigenze del pubblico.

Vuoi sfruttare meglio gli eventi della tua zona?

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