Martedì sera, hotel al 35%. Eppure a tre chilometri c'è una zona industriale con decine di aziende che ogni settimana ricevono tecnici, fornitori, clienti, consulenti. Dove dormono? In parte in altri hotel, in parte in appartamenti, in parte prenotati all'ultimo da un collega su Booking.
Le convenzioni aziendali sono uno dei modi più efficaci (e sottovalutati) per riempire le notti infrasettimanali di un piccolo hotel. Vediamo come trovare le aziende giuste e costruire un accordo che funzioni per entrambi.
Perché la clientela business è preziosa
- arriva dal lunedì al giovedì, quando l'hotel è più vuoto;
- è ripetitiva: lo stesso tecnico può tornare molte volte l'anno;
- è poco sensibile alle promozioni e molto alla comodità;
- arriva anche in bassa stagione;
- spesso prenota in diretta, senza commissioni.
Chi contattare
- aziende manifatturiere della zona (ricevono tecnici e fornitori);
- studi professionali e società di consulenza;
- ospedali, cliniche, università (personale, visitatori, docenti, specializzandi);
- aziende edili e impiantistiche con cantieri in zona (squadre per settimane);
- enti di formazione e centri congressi;
- aziende di trasporto e logistica.
Parti dalle più vicine e da chi già ti ha mandato ospiti: guarda nel gestionale le fatture intestate ad aziende e i nomi ricorrenti.
Cosa cercano le aziende (e chi viaggia per loro)
- prezzo concordato e stabile, senza sorprese;
- fatturazione semplice (intestata all'azienda, anche mensile);
- posizione comoda e parcheggio, anche per furgoni;
- colazione presto, check-in tardivo, check-out flessibile;
- Wi-Fi affidabile e una scrivania in camera;
- prenotazione facile: email, telefono o un codice nel booking engine;
- disponibilità garantita quando serve.
Come costruire la convenzione
1. La tariffa
Una tariffa aziendale fissa (o una percentuale sul miglior prezzo disponibile), con eventuali eccezioni per i periodi di eventi e alta stagione. Chiarisci cosa include (colazione, parcheggio).
2. Le condizioni
- cancellazione gratuita fino al giorno prima o al pomeriggio dell'arrivo;
- garanzia della disponibilità per un numero di camere concordato, con un termine di rilascio;
- fatturazione e pagamento.
3. La prenotazione
Un codice convenzione nel booking engine, un indirizzo email dedicato o un referente in reception. Più è facile prenotare, più l'azienda torna.
4. Il contratto
Un documento semplice di una o due pagine, rinnovabile ogni anno. Niente burocrazia inutile.
Come presentarsi
- una presentazione di una pagina (o una pagina sul sito "Convenzioni aziende") con vantaggi, servizi, posizione, foto delle camere e contatti;
- un primo contatto per email o telefono con chi organizza le trasferte (ufficio acquisti, segreteria, risorse umane);
- un invito a visitare l'hotel o a provarlo con una notte di cortesia per il referente.
Come mantenerla viva
- un referente fisso in hotel;
- attenzione ai dettagli per chi torna spesso (stessa camera, preferenze ricordate);
- un report periodico all'azienda (notti, spesa);
- aggiornamento annuale delle tariffe.
Domande frequenti
Che sconto devo dare alle aziende?
Non c'è una regola fissa: dipende da volumi, periodi e servizi inclusi. Più che lo sconto conta la prevedibilità e la comodità. Calcola sempre che la tariffa copra bene i costi. Vedi come calcolare il costo di una camera e valutare una tariffa.
Le convenzioni valgono anche in alta stagione?
Puoi prevedere periodi esclusi (eventi, alta stagione) o tariffe diverse. Scrivilo chiaramente nel contratto.
Conviene accettare squadre di cantiere?
Possono garantire molte notti di fila nei periodi deboli. Valuta le esigenze (orari, parcheggio furgoni, colazioni presto) e definisci regole chiare.
Vuoi riempire le notti feriali con le aziende?
Con l'audit marketing gratuito analizziamo la tua occupazione infrasettimanale e il tessuto economico della tua zona, e ti aiutiamo a costruire un'offerta business efficace.
